Jak przeprowadzić wybory przedstawiciela do rady instytutu lub wydziału?

• W celu przeprowadzenia wyboru Przedstawiciela doktorantów w radzie wydziału lub radzie instytutu należy zgodnie z art. 39 ust.4 Regulaminu TD UJ sporządzić wniosek o przeprowadzenie wyborów i zebrać pod nim wymaganą ilość podpisów doktorantów będących uczestnikami studiów w danej jednostce organizacyjnej – odpowiednio 10 podpisów w przypadku wydziału i 5 w przypadku instytutów. 
  Wniosek o przeprowadzenie wyborów - wydział
  Wniosek o przeprowadzenie wyborów - instytut

• Wniosek wraz z podpisami winien być złożony w siedzibie TD UJ (ul. Czapskich 4/14). nalezy również odebrać pozostałe dokumenty potrzebne do przeprowadzenia wyborów.
• Procedura przeprowadzana jest zgodnie z uchwalonymi przez Walne Zgromadzenie TD UJ zasadami.
• Doktoranci związani z daną jednostką ustalają termin przeprowadzenia wyborów i informują o tym biuro TD UJ. Doktoranci danej jednostki winni przy tym zatroszczyć się o znalezienie odpowiedniego pomieszczenia w którym odbędzie się zebranie wyborcze.
• Termin posiedzenia zostaje ogłoszony przez TD UJ w formie odpowiedniego ogłoszenia na stronie internetowej TD UJ, oraz za pomocą listy mailingowej.
• Wybór Przedstawicieli doktorantów w radach wydziałów i instytutów, może mieć miejsce jedynie na zebraniu wyborczym doktorantów  w danej jednostce organizacyjnej. Nie jest możliwe dokonanie wyboru w innym trybie (np. poprzez wystawienie urny wyborczej przez kilka godzin w danym pomieszczeniu).
• Zgłaszanie kandydatów na przedstawicieli może mieć miejsce jedynie bezpośrednio na zebraniu wyborczym. Jakiekolwiek wcześniejsze zgłoszenia nie mają mocy prawnej i nie będą uznawane.
• Zgłosić można zarówno samego siebie jak i kandydaturę innej osoby.
• Kandydat musi wyrazić zgodę na kandydowanie. Zgoda kandydata może być również wyrażona na piśmie, jednakże oryginał pisma zawierającego zgłoszenie kandydata musi być przedłożony na zebraniu wyborczym, przewodniczącemu tego zebrania,  pod rygorem nieprzyjęcia zgłoszenia.
• Wszystkie  głosowania wyborcze są tajne, a głosować można jedynie osobiście.
• Wyniki wyborów wraz z podpisanym protokołem z wyborów oraz kartami do głosowania muszą zastać złożone w biurze TD UJ. Dopiero wtedy Rada TDUJ może wystosować oficjalne pismo powołujące przedstawicieli do Rady Wydziału lub Instytutu.

W razie trudności prosimy o kontakt z biurem TD UJ.

Procedura szczególna

• Z uwagi na nową treść § 32 ust. 4 – 5 Statutu UJ, wybory uzupełniające do rady wydziału lub instytutu, w przypadkach o których mowa w tym przepisie, tj. jeżeli:
  - łączna liczba przedstawicieli studentów i doktorantów w danym wydziale lub w instytucie zmniejsza się poniżej 20%,
  - łączna liczba przedstawicieli studentów i doktorantów w danym wydziale lub instytucie przekracza 25%, 
  odbywają się również po ich zarządzeniu przez WKW, co należy rozumieć jako zakreślenie samorządowi przez WKW terminu, w którym wybory powinny zostać przeprowadzone.
• W ślad za postanowieniami art. 39 – 40 Regulaminu TD UJ  wyznaczany każdorazowo przez WKW termin powinien być nie krótszy niż 90 dni. Zgodnie z art. 39 ust. 5 Regulaminu TD UJ, dokłada data i miejsce jest wyznaczana przez Radę TD UJ lub osobę przez nią upoważnioną.
• Wraz z publikacją pierwszej informacji o terminie i miejscu wyborów, TD UJ zawiadamia WKW - bezpośrednio lub za pośrednictwem dziekana wydziału. 
• W zebraniu wyborczym może uczestniczyć w charakterze obserwatora (bez prawa głosu) przedstawiciel WKW, o ile WKW uzna taki udział za konieczny. Wskazane jest, by WKW delegowała tu wchodzącego w jej skład doktoranta, co w możliwie największym stopniu pozwoli zachować autonomię samorządu, przy poszanowaniu kompetencji WKW.

De lege ferenda, Towarzystwo Doktorantów stara się tu o nowelizację Statutu UJ, a to z uwagi na dyspozycję art. 71 ust. 2 p.s.w., który stanowi, że tryb wyboru oraz czas trwania kadencji przedstawicieli studentów i doktorantów określają odpowiednio regulamin samorządu studenckiego i regulamin samorządu doktorantów, wobec czego Statut UJ, w nowym brzmieniu, sprawia pewne trudności natury interpretacyjnej.
 

Jak ustalić liczbę przedstawicieli?

• Punktem wyjścia są postanowienia § 32 ust. 1 – 3 Statutu UJ:
  
  § 32 1. W skład rady wydziału wchodzą: 
  1) dziekan jako przewodniczący; 
  2) prodziekan lub prodziekani; 
  3) nauczyciele akademiccy posiadający tytuł naukowy lub stopień naukowy doktora habilitowanego, będący pracownikami wydziału w pełnym wymiarze czasu pracy, z zastrzeżeniem ust. 2; 
  4) wybrani – z zastrzeżeniem § 100 pkt 3 – przedstawiciele: 
  a) pozostałych nauczycieli akademickich zatrudnionych na wydziale, 
  b) samorządu studenckiego wydziału, 
  c) samorządu doktorantów wydziału, 
  d) pracowników wydziału niebędących nauczycielami akademickimi. 
  2. Jeżeli liczba nauczycieli akademickich, o których mowa w ust. 1 pkt 3, przekracza pięćdziesiąt osób, w skład rady wydziału mogą wchodzić wybrani ich przedstawiciele (reprezentatywna rada wydziału). Decyzję o liczbie członków reprezentatywnej rady podejmuje rada wydziału. Do wyboru przedstawicieli, o których mowa w ust. 1 pkt 3, stosuje się odpowiednio § 100. 
  3. Liczbę przedstawicieli, o których mowa w ust. 1 pkt 4, ustala rada wydziału co najmniej raz w roku akademickim, z tym że: 
  1) przedstawiciele, o których mowa w lit. a, nie mogą stanowić mniej niż dziesięć procent składu rady wydziału; 
  2) liczba przedstawicieli, o których mowa w lit. b i c, jest proporcjonalna do liczby studentów i doktorantów wydziału, z tym że łącznie nie mogą oni stanowić mniej niż dwadzieścia procent oraz więcej niż dwadzieścia pięć procent składu rady wydziału
  3) przedstawiciele, o których mowa w lit. d, nie mogą stanowić więcej niż dziesięć procent składu rady wydziału; 
  4) łączna liczba przedstawicieli, o których mowa w lit. a–d, nie może być większa niż czterdzieści pięć procent składu rady wydziału.
   
• Przykładowo załóżmy, że w określonym roku w Radzie Wydziału (lub Instytutu) liczba "niestudentów" i "niedoktorantów" wynosiła 105 osób. Wobec tego łączna liczba przedstawicieli "studencko-doktoranckich" powinna wynosić nie mniej niż 27 osób (26 przedstawicieli stanowiło by już mniej niż 20%) i nie więcej niż 35 osób (co w tym przypadku stanowi dokładnie 25% składu RW):
  http://www.wolframalpha.com/input/?i=(x%3D(20%2F100)*(105%2Bx))+%26%26+(x%3D(25%2F100)*(105%2Bx))
  
  
  
  Załóżmy również, że statystyk publikowanych przez Dział Nauczania wynikało, że liczba studentów wynosiła 3921, a doktorantów - 632. Z tego wynika, że ówczesna proporcja studentów do doktorantów na wydziale wynosiła 13,88%:
  http://www.wolframalpha.com/input/?i=632%2F(3921%2B632)
  
  
  Oznacza to, że - przy założeniu, że liczba przedstawicieli studencko-doktoranckich w radzie wynosi nie mniej niż 20% rady - doktoranci powinni mieć w radzie wydziału 3,74 "doktoranta" z najniższej, możliwej puli "studencko-doktoranckiej" wyrażonej liczbą całkowitą:
  http://www.wolframalpha.com/input/?i=(632%2F(3921%2B632))*27
  Przy tym wariancie z "0,74 przedstawiciela TD UJ" wychodzi jeden przedstawiciel - jest mu bowiem bliżej do pełnej liczby niż ze studenckiego "0,26 przedstawiciela."
  
  Przy założeniu, że rada wydziału przyjmie udział 25-procentowy przedstawicieli "studencko-doktoranckich":
  http://www.wolframalpha.com/input/?i=(632%2F(3921%2B632))*35
  szala też przechyla się na stronę doktorantów i wtedy powinni oni mieć 5 przedstawicieli.
  
  W każdym przypadku zaś - wychodzi ich nie mniej niż 4:
  http://www.wolframalpha.com/input/?i=(632%2F(3921%2B632))*(35+...+27)
  
  
  W niektórych sytuacjach z proporcji pomiędzy studentami a doktorantami w danym instytutcie lub na danym wydziale może wynikać, że doktoranci mają w puli studencko-doktoranckiej "mniej niż jednego przedstawiciela" (np. "0,36 doktoranta" wobec "11,64 przedstawicieli studenckich"). W takim szczególnym przypadku TD UJ będzie miało jednego przedstawiciela, co wynika z art. 67 ust. 4 zd. 2 p.s.w. ("(...) doktoranci są reprezentowani co najmniej przez jednego przedstawiciela (...)").​

Udział przedstawicieli w Instytutach nie prowadzących studiów doktoranckich

• Należy przyjąć tu następującą wykładnię przepisów, która została uzgodniona z władzami Uniwersytetu. Art. 39 Regulaminu Towarzystwa Doktorantów Uniwersytetu Jagiellońskiego określa sposób uczestnictwa doktorantów w działalności rad wydziałów i instytutów w zgodzie ze Statutem Uniwersytetu Jagiellońskiego. Zgodnie z § 54 ust. 3 w związku z § 32 ust. 1 pkt. 4 oraz ust. 3 pkt. 2 Statutu Uniwersytetu Jagiellońskiego w skład rady instytutu wchodzą przedstawiciele samorządu studentów oraz samorządu doktorantów w liczbie proporcjonalnej do liczby studentów i doktorantów instytutu. W związku z powyższym, mając ponadto na względzie § 20 Statutu, mówiący o współpracy między wszystkim społecznościami akademickimi w zakresie podejmowania decyzji związanych z Uniwersytetem, należy uznać, iż:
  
  1) Jednostka, która nie prowadzi studiów doktoranckich powinna mieć w składzie Rady przedstawicieli doktorantów, jeśli pracownicy afiliowani przez tą jednostkę są opiekunami naukowymi doktorantów, a doktoranci Ci prowadzą swoją działalność w ramach danej jednostki. 
  
  2) Do zgromadzenia wyborczego doktorantów danej jednostki należy każdy doktorant, którego opiekunem naukowym jest pracownik afiliowany przez daną jednostkę.

Opracował: Michał Olszowski